§ 1 Errichtung und Name

1)   Auf Beschluss des Vorstandes wird eine Organisationseinheit im Rahmen der Satzung der HL7 Benutzergruppe In Deutschland errichtet.

2)   Die Organisationseinheit führt den Namen „Projektbüro“.

§ 2 Zweck des Projektbüros

1)   Zweck des Projektbüros ist die Koordinierung der Durchführung von Aufgaben, die durch externe Auftraggeber veranlasst sind und nicht im Rahmen von freiwilliger Arbeit durch Mitglieder der Technischen Komitees (TCs) zu leisten sind.

2)   Zugelassen sind nur Aufgaben, die dem Vereinszweck dienen. Näheres regelt der Paragraph 11.

3)   Die Ergebnisse aller Projekte sind in einem formalisierten Verfahren gemäß §8 dieser Statuten zur Abstimmung zu stellen. Hierin wird über die Annahme der Ergebnisse entschieden.

§ 3 Leitung

1)   Das Projektbüro wird von dem Leiter des Projektbüros geführt.

2)   Der Leiter des Projektbüros wird für zwei Jahre durch den Vorstand benannt. Als initialer Leiter wird benannt:
Herr Frank Oemig

3)   Der Leiter vertritt die Benutzergruppe gegenüber dem Auftraggeber.

§ 4 Verantwortlichkeiten

1)   Der Vorstand entscheidet über Annahme eines Projektes.

2)   Der Leiter des Projektbüros ist gegenüber dem Vorstand verantwortlich.

3)   Der Leiter des Projektbüros berichtet dem Vorstand.

4)   Der Leiter des Projektbüros darf das Sekretariat der Benutzergruppe für administrative Arbeiten in Anspruch nehmen.

5)   Die fachliche Verantwortung für die Inhalte aller bearbeiteten Aufgaben liegt bei dem entsprechenden Technischen Komitee.

6)   Der Vorstand schließt die Verträge sowohl mit dem Auftraggeber als auch dem Unterauftragnehmer ab.

7)   Der Vorstand ist gegenüber dem Leiter des Projektbüros weisungsbefugt.

§ 5 Vergütungen

1)   Die durch das Projektbüro koordinierten Arbeiten sind durch den Auftraggeber angemessen zu vergüten. Hierzu wird ein Festpreis ausgehandelt.

2)   Die Höhe der Vergütung richtet sich nach der Komplexität des Auftrages und ist durch den Leiter des Projektbüros nach entsprechender Absprache mit dem zuständigen TC mit dem Auftraggeber zu verhandeln.

3)   Das eingenommene Honorar wird projektspezifisch verteilt. Folgende Aufteilung wird vorgeschlagen:

10 %: HL7 Benutzergruppe

90 %: Leitung Projektbüro, Projektteam

4)   Die Leitung des Projektbüros erhält für seine koordinierenden Aufgaben eine projektbezogene angemessene Vergütung.

§ 6 Haftungsbeschränkung

1)   Eine Haftungsbeschränkung ist als integraler Bestandteil für jeden Vertrag genau zu definieren. Die Haftung/Schadensersatz ist auf den Auftragswert begrenzt.

2)   Der Leiter ist verpflichtet, den Auftraggeber auf diese Beschränkung in geeigneter Form hinzuweisen und Verträge nur unter ausdrücklicher Beschränkung der Haftung auf das Auftragsvolumen vorzubereiten.

§ 7 Unterauftragnehmer

1)   Das Projektbüro führt die Projekte nicht selbst durch, sondern vergibt die Aufträge an Unterauftragnehmer.

2)   Die Rekrutierung der Unterauftragnehmer erfolgt allein aus den Mitgliedern des TCs, da nur hierdurch die fachliche Kompetenz gewährleistet ist. Die Teilnahmeberechtigung an einem TC regelt die Satzung des Vereins.

3)   Für die Durchführung der Projekte ist der Unterauftragnehmer zur Teilnahme an den TC-Sitzungen zwecks fachlicher Abstimmung verpflichtet.

4)   Neue Projekte werden in dem verantwortlichen TC zwecks Vorbereitung vorgestellt (Interessentenrunde).

5)   Potentielle Unterauftragnehmer bewerben sich nach der Interessentenrunde beim Leiter des Projektbüros um die Durchführung eines Projektes.

6)   Ein Unterauftragnehmer kann seinerseits Teilaufgaben weitergeben. Der Unterauftragnehmer ist aber gegenüber dem Projektbüro für die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten verantwortlich.

§ 8 Abstimmungsverfahren zur Feststellung von abgestimmten Definitionen und Kommunikationsszenarien

1)   Vor Freigabe der Ergebnisse gegenüber dem Auftraggeber zu einem Auftrag sind diese in einem Abstimmungsverfahren zu veröffentlichen.

2)   Der Projektleiter führt eine Liste aller Teilnehmer an einem Abstimmungsverfahren.

3)   Teilnahmeberechtigt sind alle Mitglieder der HL7 Benutzergruppe. Juristische Personen müssen sich jeweils durch eine natürliche Person vertreten lassen, die dem Leiter des Projektbüros gegenüber namentlich schriftlich zu benennen ist. In der Teilnehmerliste wird lediglich der benannte Vertreter aufgenommen. Auf die Aufnahme in die Liste besteht ein Anspruch. Jeder in die Liste aufgenommene Teilnahmeberechtigte hat eine Stimme.

4)   Mindestens 30 Tage vor Beginn des Abstimmungsverfahrens ist ein solches allen Teilnahmeberechtigten unter Nennung des Inhalts und der Fristen anzuzeigen (Ankündigungsphase). Mit Beginn der Ankündigungsphase bis zum Ende der Abstimmungsphase können sich die Teilnahmeberechtigten schriftlich bei dem Leiter des Projektbüros melden, wenn sie im Verfahren abstimmen wollen.

5)   Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt das Abstimmungsverfahren mit den bis dahin beim Leiter des Projektbüros gemeldeten Teilnahmeberechtigten, wenn mindestens 5 Teilnehmer gemeldet sind. Der Leiter des Projektbüros leitet und koordiniert das Abstimmungsverfahren. Die Spezifikationen müssen allen gemeldeten Teilnahmeberechtigten in gleicher Weise zur Verfügung gestellt werden. Die Dauer des Abstimmungsverfahrens wird vorab in der Ankündigungsphase bekannt gegeben, hängt vom Umfang des Abstimmungsmaterials ab und liegt im Ermessen des Leiters des Projektbüros. In dieser Zeit können die gemeldeten Teilnahmeberechtigten ihre Stimmen und Kommentare abgeben. Negative Stimmen müssen, um als solche gewertet zu werden, entsprechende sachlich kommentierende Stellungnahmen enthalten, positive Stimmen bzw. Enthaltungen können kommentiert werden.

6)   Nach Ablauf des Abstimmungsverfahrens werden Stimmen und Kommentare vom Leiter des TCs zusammengefügt, wiederum kommentiert und von der Benutzergruppe veröffentlicht. Negative Kommentare müssen vom TC dabei als „angenommen“, „abgelehnt“ oder „nicht überzeugend“ gekennzeichnet und kommentiert werden. Zur Auflösung negativer Kommentare sind einvernehmliche Vereinbarungen zwischen dem Autor des Kommentars und dem Einreicher der Spezifikation anzustreben. Negative Stimmen oder Kommentare können bei Übereinstimmung der weiteren Vorgehensweise und verbunden mit der Verpflichtung der Änderung seitens des Eineichenden der Spezifikation zurückgezogen werden. Dies hat schriftlich gegenüber dem Leiter des Projektbüros zu erfolgen. Kann ein negativer Kommentar nicht einvernehmlich aufgelöst werden, entscheidet der Vorstand über die weitere Vorgehensweise. In jedem Fall ist ein nicht aufgelöster negativer Kommentar mit der Spezifikation zu veröffentlichen.

7)   Abschließend werden den Teilnehmern des Abstimmungsverfahrens alle Kommentare und die im Verfahren vorgenommenen Änderungen der Spezifikation mitgeteilt. Wenn innerhalb einer vorab festgelegten Einspruchsfrist kein Widerspruch erfolgt, gelten die Änderungen als festgestellt. Der Widerspruch muss schriftlich begründet werden und darf sich nur auf die innerhalb des Abstimmungsverfahrens erfolgten Änderungen an der Spezifikation beziehen. Die Leitung des Projektbüros entscheidet über die Wirksamkeit des Widerspruchs.

8)   Für die Abnahme einer Spezifikation sind 80 Prozent Ja-Stimmen von der Summe der eingegangenen Ja- und Nein-Stimmen der Teilnahmeberechtigten sowie eine Abgabe von mindestens 5 Stimmen notwendig. Als Stimmen zählen alle im Abstimmungsverfahren gem. §8 Ziff. 6 abgegebenen Ja-Stimmen, soweit der Stimmberechtigte nicht im Verfahren gem. §8 Ziff. 7 widersprochen hat sowie alle negativen Stimmen im Abstimmungsverfahren gem. §8 Ziff. 6, soweit der Stimmberechtigte nicht zusätzlich im Verfahren §8 Ziff. 7 widersprochen hat sowie alle abgegebenen Enthaltungen. Gehen weniger als 5 Stimmen ein, gilt die Spezifikation als abgelehnt und das Abstimmungsverfahren als beendet. Verliert ein gemeldeter Teilnahmeberechtigter während des Abstimmungsverfahrens die Teilnahmeberechtigung, gilt er als nicht gemeldet.

9)   Festgestellte Definitionen und Kommunikationsszenarien werden von der Benutzergruppe angemessen veröffentlicht.

§ 9 Dauer des Projektbüros, Kündigung

1)   Das Projektbüro besteht auf unbestimmte Zeit.

2)   Der Leiter kann jederzeit durch den Vorstand abberufen werden.

3)   Der Leiter kann aber auch jederzeit von sich aus das Amt niederlegen. Dann wird vom Vorstand ein neuer Leiter benannt.

§ 10 Akzeptanzkriterien für Projekte

1)   Generelle Akzeptanzkriterien für Projekte des Projektbüros sind, dass sie im Interesse des HL7 Standards, der Mitglieder von HL7 Deutschland und des Gesundheitswesens liegen. Sie sollten durch direkte und praktische Ergebnisse gekennzeichnet sein.

2)   Es dürfen nur solche Aufgaben angenommen werden, die von der Satzung der Benutzergruppe abgedeckt sind.

3)   Ein Projekt kann nur akzeptiert werden, wenn ein Unterauftragnehmer zur Durchführung der Arbeiten zur Verfügung steht.

4)   Alle erarbeiteten Spezifikationen sind über die Benutzergruppe zu veröffentlichen und für alle frei zugänglich.
Letzteres kann auf Wunsch des Auftraggebers auf die Mitglieder der Benutzergruppe beschränkt werden.

5)   Die Aufgaben sind hinsichtlich ihrer Machbarkeit in Bezug auf die Arbeitskraft und -zeit zu prüfen und ggf. abzulehnen.