Dennoch sind wir an einem Punkt angekommen, wo die anstehende Arbeit auf diese Weise nicht mehr bewältigt werden kann, so dass nach Alternativen gesucht werden muss. Wir glauben, in dem Projektbüro eine Antwort auf die Herausforderung gefunden zu haben.

Das Projektbüro
Da nicht mehr alle anstehenden Anfragen auf freiwilliger sowie meist ehrenamtlicher Basis erbracht werden können, muss es eine institutionalisierte Basis geben, die für eine Abwicklung von bereits vorliegenden und neuen Anfragen sorgt und deren Aktivitäten entlohnt werden.

Hierdurch soll gewährleistet werden, dass für eine Beantwortung von Anfragen nicht auf das nächste TC-Treffen und/oder freie Wochenenden gewartet werden muss. Neben kürzeren Antwortzeiten und einer besseren Koordination sollen so auch größere Anfragen abgewickelt werden können.

Struktur
Das Projektbüro ist eine weitere Organisationseinheit neben dem Sekretariat und den drei bereits bestehenden TCs.

Es ist vom Vorstand eingerichtet worden und ausschließlich dem Vorstand gegenüber verantwortlich. Als Leiter wurde Herr Oemig bestimmt.

Zusammenarbeit
Unabhängig von der organisatorischen Einbindung bestehen vielfältige Beziehungen zwischen den verschiedenen Beteiligten:

Das Projektbüro organisiert die Arbeiten gegenüber dem Auftraggeber und bereitet die Verträge vor, die dann durch den Vorstand unterzeichnet werden.

Das Sekretariat erledigt die Abwicklung der notwendigen schriftlichen und finanziellen Dinge.

Unabhängig von den durchzuführenden Tätigkeiten muss die fachliche Verantwortung aber bei dem zuständigen TC liegen, damit Lösungen erarbeitet werden, die von der Benutzergruppe akzeptiert werden. Alle angenommenen Aufgaben müssen der Satzung des Vereins folgen.

Aufgabenstellungen
Die "Fleißarbeit" wird dann durch den Unterauftragnehmer erledigt. Hierzu zählt dann:

• Erarbeitung und Präsentation von Angeboten
• Aufbereitung von Aufgabenpaketen für die beteiligten Gruppen
• Koordinierung der Zusammenarbeit der Beteiligten
• Präsentation der Ergebnisse
• Dokumentation der Ergebnisse
• Koordination von Veröffentlichungen
• Anstoß der kaufmännischen Abwicklung

Anstehende Aufträge
Ausgelöst wurde die Einrichtung des Projektbüros durch eine Anfrage, die nicht mehr wie gewohnt erledigt werden kann:

Das Zentrum für Telematik im Gesundheitswesen (ZTG) benötigt Nachrichtenprofile für eine Zertifizierung von Schnittstellen. In einem ersten Projekt soll hier die DRG-Problematik angegangen werden – aber das ist ein eigener Beitrag, der hier demnächst zu finden ist...

Darüber hinaus sind bereits weitere Aufträge in Aussicht.

Möglicher Projektablauf
Das Projektbüro selbst soll die anstehenden Sekretariatsaufgaben aus fachlicher Sicht durchführen. Hierzu zählen:

Abstimmung (Ballot)
Die durch das Projektbüro und insbesondere durch die Unterauftragnehmer durchgeführten Arbeiten müssen laut Statuten dem Gemeinwohl der Mitglieder dienen. Daher sind die erarbeiteten Ergebnisse vor dem abschließenden Festschreiben zu veröffentlichen, so dass interessierte Mitglieder die Gelegenheit zur Abgabe von Kommentaren haben. Ein Abstimmungsverfahren vergleichbar zu den übrigen HL7-Abstimmungen mit einer Frist von 30 Tagen sollte genügen, damit Vereinsmitglieder begründeten Einspruch einlegen können und eine ausreichende Akzeptanz erreicht wird. Dazu sind eventuell vorhandene Einwände zu klären, so dass das notwendige Quorum erreicht wird. Hier gilt ein Mindestanteil von abgegebenen positiven Stimmen im Verhältnis zu negativen Stimmen als ausschlaggebendes Kriterium.

Die Details dazu kann in einer Kurzbeschreibung des Ballotverfahrens nachgelesen werden, das sich an bereits bestehenden Regelwerken orientiert.

Resümee
Das Projektbüro eröffnet bei Interesse die Chance, über das bisher mögliche Maß hinaus zeitgerecht Ergebnisse bereitzustellen.

Um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen sei an dieser Stelle noch einmal zur Teilnahme an den verschiedenen TCs aufgerufen.