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Im Rahmen der diversen Aktivitäten werden Dokumente (bspw. Nachrichtenprofile und Implementierleitfäden) erstellt, für die man einen gewissen Grad an Zustimmung erreichen möchte. Aus diesem Grund werden die Mitglieder der Benutzergruppe rechtzeitig vorher angeschrieben (per eMail) und über ein anstehendes Ballotverfahren informiert. "Rechtzeitig" heißt in diesem Zusammenhang 30 Tage vorher.
Zu dem bekanntgegebenen Stichtag wird dann ein derartiges Ballotverfahren eröffnet. Dazu werden dann die benötigten Dokumente per Download zur Verfügung gestellt. Bis zum Ende des Ballotverfahrens - normalerweise 30 Tage danach - hat dann jeder die Gelegenheit, die Dokumente herunterzuladen und dazu Kommentare und Bewertungen abzugeben. ("Jeder" heißt in diesem Zusammenhang wirklich jeder, so dass auch Nichtmitglieder Kommentare dazu einreichen können, nur dass Nichtmitglieder halt nicht vorher darüber informiert werden.)
Die Kommentare müssen dazu in einem bestimmten Spreadsheet (Tabelle) eingetragen werden, das ebenfalls mit den Dokumenten zum Download zur Verfügung gestellt wird. Die einzelnen Kommentare werden dann vom Stimmabgebenden klassifiziert:
Aff-Typo: Tippfehler
Aff-Sugg: Vorschlag
Aff-Query: Frage
Aff-Corr: technische Korrektur
Neg-Mi: kleinerer negativer Kommentar
Neg-Mj: wichtiger negativer Kommentar
Insgesamt kann dann wie folgt abgestimmt werden:
Zustimmung: Hierbei darf kein negativer Einzelkommentar abgegeben worden sein.
Ablehnung: Es muss mindestens ein negativer Einzelkommentar vorhanden sein.
Enthaltung
Die Stimmen und Kommentare werden dann am Ende gesammelt. Ein Ballotverfahren gilt als erfolgreich durchgeführt, wenn mindestens 5 Stimmen abgegeben worden sind. Ein Dokument gilt als angenommen, wenn in der Summe von zustimmenden und ablehnenden Stimmen höchstens 20% negative Stimmen enthalten sind.
Die abgegebenen Kommentare sind in dem sog. Reconciliation-Verfahren abzuarbeiten. Normalerweise führt dies zu Veränderungen an den Dokumenten, so dass diese dann noch einmal an die Stimmabgebenden verschickt werden. Wenn ein Kommentar entsprechend berücksichtigt wurde, so hat der Stimmabgebende die Gelegenheit, seinen negativen Kommentar zurückziehen. Auf diese Art und Weise können negative Stimmen in Zustimmung umgewandelt werden, so dass ein anfänglich abgelehntes Dokument doch noch akzeptiert wird. Ebenso kann das TC mit einer 2/3-Mehrheit beschliessen, dass ein Kommentar mit einer entsprechenden Begründung nicht überzeugend (not persuasive) ist. Dieser Kommentar zählt dann in der Bewertung nicht.
Diese Vorgehensweise lehnt sich an den amerikanischen Vorgaben an. Diese können unter http://www.hl7.org (Policies und Procedures) nachgelesen werden.
